Saya pernah terlibat dengan program dari sejak sekolah rendah lagi. Dan semasa menjadi undergraduate, saya belajar satu perkara, kebanyakan program diatur secara last minute, dibuat secara “paksa-rela” dan tidak mengikut jadual. Budget juga menjadi satu masalah yang besar. Selalu dipotong dari semasa ke semasa.
Jika dahulu, apa-apa update harus dishare secara one to one, tiada lagi whatsapp untuk bincang di group tentang apa2 keputusan. Jadi semua keputusan adalah jelas dan masing-masing boleh memberitahu pendapat atau perkara yang perlu dibincangkan.
Namun dengan kemajuan teknologi, kita sudah ada Whatsapp utk update informasi terkini.
It’s a gift and a curse.
Gift – senang untuk update, free (jika guna wifi), always available.
Curse- terlampau senang untuk tukar keputusan. Boleh menjadi “silent-reader”, tidak dapat membuat keputusan lantaran terlalu banyak perubahan.
Di sini ketua program harus bijak handle situasi. Tak sama meeting dan perbincangan dalam whatsapp. Jika ingin tanya pendapat, pastikan ketua wujud dan aktif masa perbincangan dan ketua kena finalize dan hitam putihkan keputusan dlm bentuk email atau apa2 dokumen untuk disebarkan kembali kepada semua.
Jika tidak, keputusan akan berubah2 lagi, akan ada yang “tertinggal kapal” atau ada tapi tak sempat baca, atau perbincangan yang tiada berkesudahan.
Ahli group juga kenalah aktif bila waktu diperlukan. Namin janganlah diminta aktif setiap masa. Semua org ada life masing -masing. Emailkan tarikh yang mana semua diminta on whatsapp. Tanya masa berbjncang siapa yang ada dan senaraikan. Buat minit mensyuarat “whatsapp”. Siapa yang setuju. Siapa y hadir dan keputusan akhir pada tarikh apa dan siapa yang membuat cadangan.
Inilah yang missing dalam budaya perbincangan kerja dalam whatsapp sekarang. Tiada hitam putih (finalize documentation). Setiausaha tidak mencatat, mungkin kerana terlalu banyak info.
Jika dahulu kita terbeban dengan terlalu banyak meeting. Sekarang kita dibelenggu budaya “bincang tak berkesudahan” dalam whatsapp.
Hidupkan kembali protokol mesyuarat, walaupun dlam bentuk online. Jadikan satu kewajipan, insyaAllah akan jadi lebih baik.
Tips:
-Gunakan whatsapp pada waktu yang dijanjikan
-Tanya dan catat kehadiran online (dengan tanya siapa y online dan tuan punya diri jawab)
-Nyatakan objective perbincangan “Harini kita akan.discus berkenaan mengadakan final touch untuk program kita ######”.
– Tetapkan masa perbincangan. Contohnya 15 minit.
-Lepas 15 minit, ketua kena rumuskan apa yang dibincangkan.
-Setiausaha catat rumusan, kumpulkan dlm bentuk word file.
– Tutup perbincangan dengan tarikh dan waktu next discussion bila, jadi ahli boleh alert. Even tak dpt hadir online dpt membaca kembali apa yang dibincang pada waktu itu.
-Semua perbincangan harus di dokumentasi dan diemail kepada semua ahli.
Sekian dahulu tips whatsapp harini.
Kak Lin
– Jarang jadi program coordinator tapi selalu jadi Mc, apa2 perubahan last minit mmg menanggung-
